LÀM QUEN VỚI EXCEL 2010

1. Excel là gi ?

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.

2. Giao diện của Excel 2010.
 
Các lệnh trong Menu File:
 

• Save: Lưu tập tin
• Save As: Lưu tập tin với tên mới
• Open: Mở tập tin
• Close: Đóng tập tin
• Info: Các tính năng nâng cao
• New: Tạo mới
• Print: In tập tin
• Save & Send: Chuyển tập tin
• Help: Giúp đở
• Option: Cấu hình
• Exit: Thoát Excel

3. Ribbon là gì?  
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
 
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
 
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
 
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
 
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
 
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
 
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
 

4. Nguyên Tắc Nhập Liệu Và Định Dạng:
a. Nhập liệu:  

• Kiểu chuổi (Text) : Như: Tây Ninh; Z100; Giám đốc; …
• Kiểu ngày (Date) : Như: 12/01/99; 30/12/98; 15-09-2003; …
• Kiểu số: (Number) :Như: 10; 12; 25 ; 100; 50%; 2.00E+03
• Ngoài ra còn các kiểu  liên kết khác (Hình ảnh; Aâm thanh. …)

Ghi chú khi nhập liệu:

• Kiểu chuổi ở trái ô, kiểu số và kiểu ngày tháng ở phía phải ô.
• Nhập liệu xong 1 ô, muốn sang ô kế, bấm -> Hay TAB, muốn xuống ô dưới bấm Enter.
• Có thể dùng chức năng Cắt (Cut: Ctrl-X) hay chép (Copy: Ctrl-C) và dán Paste: (Ctrl-V). Nếu bấm Enter, lện dán chỉ thực hiện 1 lần, bấm Ctrl-V lệnh dán được thực hiện được nhiều lần.

b. Định dạng:

• Trước khi định dạng phải phải đánh dấu vùng định dạng:
• Đánh dấu toàn bản tính: Ctrl-A hay Click cột A bên dòng 1
• Đánh dấu vùng ô    : trái sang phải:     Shift - 

• hay kéo rê chuột từ góc trái trên vùng đến góc phải dưới của vùng.

5. Định dạng chia làm 4 loại:
1. Định dạng Font chữ:
   

•  Vào thẻ Home trong vùng Font, chọn các mục Font (loại chữ), Font Style (kiểu chữ), Font Size(cỡ chữ), Underline (Gạch dưới), Color (màu).

 

• Trên thanh định dạng: Click chọn các nút Font, Font Size, hay B,I,U, Font Color.

2.  Định dạng vị trí chữ:
 

• Vào thẻ Home chọn Font chọn thẻ Alignmet, có các mục chọn: Horizontal (chiều ngang), Vertical (Chiều dọc), Oriental(hướng), Degrees (độ lệch), Wrap text (chứa trọn chuổi), Shrink to fir (xếp chữ vào ô), Merge Cell (trộn ô).

 

• Trên thanh định dạng: Click chọn nút Align Left (Lề trái), Center (Lề phải), Align Right (Lề phải), Merge & Center ( trộn vào giữa vùng), Decrease Indent (Giảm khoảng lề), Increase Indent (tăng khoảng lề).

3. Đóng khung:
 

• Vào thẻ Home chọn  Font chọn  thẻ Border, có các mục: Presets (định trước), Line Style (Kiểu đường), Color (màu).

 

• Trên thanh định dạng: Chọn nút Borders.

4. Chọn màu nền:
 

• Vào thẻ Home chọn  Font chọn  thẻ Fill (Mẫu màu)

 

• Trên thanh định dạng: Chọn nút Fill Color.

Ghi chú về chế độ tự động :
 

• Điền số tự động: Dòng trên gõ số 1, dòng dưới gõ số 2,đánh dấu cả 2 dòng.
• Dùng Fill handle kéo xuống đến dòng vừu ý,có các số thứ tự tương ứng.
• Có thể kéo theo chiếu ngang tứ trái sang phải.
• Điền dữ liệu tự động, tận cùng bằng số :chỉ ghi một dòng (thí dụ:thứ 2), Fill handle giúp bạn điền tiếp thứ 3, thứ 4,…
• Trường hợp dữ liệu là chuổi hay số thông thường, Fill handle có giá trị Copy từ ô này sang ô khác.

Ghi chú về cách nhập liệu 2 dòng trong một ô :

•  Gõ nội dung dòng 1, bấm Alt-Enter,gõ nội dung dòng 2 rồi EnterGhi chú về cách nhập liệu nhiều ô cùng nội dung:

 

• Đánh dấu vùng ô cần thiết 
• Việc đánh dấu từng ô khác nhau :cần bấm Ctrl khi chọn từng ô.